Este es Bob.
Bob es el Director Ejecutivo de la cooperativa 'Crunchy Apple'. Bob está preocupado por sus auditorías.
Su cooperativa tiene 150 productores que deben cumplir con una variedad de normas de cumplimiento, incluida la Opción 2 de GLOBALG.A.P. Necesita asegurarse de que todos los productores cumplan con las normas de cumplimiento para todos los esquemas, para poder proteger la marca Crunchy Apple.
Bob necesita estar seguro de que todos los productores cumplen con los estándares , de modo que pasen todas sus auditorías y retengan a importantes clientes.
Pero el cumplimiento se está volviendo más complejo:
1. Sus productores ahora tienen que cumplir con los estándares para una variedad de esquemas y necesitan evidencia detallada que verifique la decisión de certificación.
2. Los estándares son complejos y debe asegurarse de que todos los productores los cumplan.
3. Y con Covid 19 complicando el desplazamiento de los auditores a las cooperativas; no puede permitirse perder oportunidades
Es difícil para él estar seguro de que se están cumpliendo los estándares y es aún más difícil informar a su junta y a los productores debido a que tiene que rastrear cientos de hojas de cálculo complejas para encontrar la información correcta.
Es una pesadilla para Bob
Ésta es Julie. Julie es la Inspectora principal de la Cooperativa Crunchy Apple. Julie tiene una solución.
Julie ha estado realizando una Demo gratuita de la plataforma QuantumLeap para ver cómo podría beneficiar a Crunchy Apples. Ha creado y completado varias inspecciones previas a la auditoría utilizando el sistema y encontró beneficios importantes para su cooperativa. Se los va a presentar a Bob.
“En general, el gran ahorro fue el tiempo, porque pude inspeccionar más de un esquema al mismo tiempo y capturarlos fácilmente en la nube. Ahorré tanto tiempo que pude hacer dos inspecciones en un día, en lugar de una. He calculado que estos ahorros cubrirán el costo de uso de la plataforma, y además podemos economizar aún más en otros aspectos"
En la ubicación, el Internet era irregular, pero la plataforma también funciona sin conexión. Pude crear un informe resumido de todas las acciones correctivas que necesitaban atención mientras aún estaba con el cliente. Posteriormente, el productor podría cargar evidencia de la acción correctiva tomada, directamente en la plataforma, para evitar una doble manipulación.
Cuando volví a estar en línea en la oficina, utilicé el reconocimiento de voz para ingresar mis comentarios sobre la evidencia y los comentarios generales para el informe que el auditor requiera ver y revisar. El informe completo fue muy fácil y rápido de generar una vez que estuve listo.
También podemos realizar cambios en el sistema para que se adapte mejor a nuestras necesidades. Vamos a ahorrar mucho tiempo, especialmente en la redacción y producción de informes, y además podemos obtener información de todos los productores agregando los datos para ver:
1) Donde tenemos los puntos fuertes y los débiles
2) de quién podemos aprender
3) a quién podemos dar más formación
4) dónde están nuestras áreas de riesgo Esto nos ayudará a informar claramente a nuestros clientes y mejoraremos las ganancias ”.
"Esto es lo que encontré cuando usé QuantumLeap…"
Mis Resultados de la Prueba
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Pude hacer la auditoría en mi tableta, y agregar la información en la hoja de cálculo más tarde.
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Era más fácil de usar porque el conjunto de preguntas encajaba en mi pantalla. Anteriormente, tenía que llevar mi computadora portátil para poder ver las hojas de cálculo correctamente, o tenía que escribir en papel y transferir; así que completé esta inspección más rápido que nunca. También ahorré tiempo porque no tuve que transferir información más tarde. En la oficina usé mi computadora. Incluso usé mi teléfono para acceder e ingresar datos.
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Utilicé la función de reconocimiento de voz para escribir y ampliar mis notas para obtener pruebas y comentarios de resumen general.
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Esto me ahorró mucho tiempo. Grabé notas más detalladas que antes y mucho más rápido. Además, se cargaron.
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Muchos de nuestros productores usan los mismos contratistas, así que preparé la evidencia y la documentación sobre el contratista una vez, y luego la copié para los diferentes productores.
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Esto ahorró una gran cantidad de tiempo ya que no tuve que repetir exactamente la misma redacción y documentación una y otra vez.
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Tomé fotos con mi tableta como prueba cuando hice la inspección. Las fotos se cargaron directamente en la plataforma.
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Esto me ahorró mucho tiempo y molestias. Siempre hemos tenido un dificultades al guardar imágenes en una hoja de cálculo, y teníamos que guardarlas por separado y numerarlas. Este problema quedará solucionado
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Pude usar respuestas y evidencia para completar más de un tipo de inspección a la vez donde los puntos de control se superponen. Solo tuve que ingresar mis notas una vez y automáticamente se rellenó la misma pregunta en todos los esquemas, al mismo tiempo.
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Esto me ahorró mucho tiempo. Con esta función podemos comprobar que cumplimos con todos los requisitos del esquema de forma rápida y sencilla. Esto significa que no tendremos que tener tres hojas de cálculo que capturen tres inspecciones para cada productor. Y no fue nada complejo.
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También pude adjuntar un documento de archivo a la inspección como prueba.
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De nuevo, esto me ahorró tiempo. Actualmente no puedo hacer esto con una hoja de cálculo. Tengo que mantenerlos juntos y hacer referencia a ellos.
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Le pedí a otro inspectora que revisara mi inspección. Le di acceso para iniciar sesión y ella pudo ver todos los conjuntos de preguntas, información y evidencia. Esta inspectora no se le da bien la tecnología, pero con un poco de capacitación de mi parte, pudo navegar por la información con bastante facilidad. ¡No fue ciencia espacial!
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Este fue un proceso rápido y fácil que nos ahorró tiempo a mí y a la revisora. El sistema es intuitivo y fácil de usar.
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Compartí la inspección con el productor enviándole un enlace a la aplicación. No pudo ver todas mis notas, pero pudo ver los puntos de control que necesitaban atención y pudo tomar notas y cargar imágenes / archivos de las acciones que tomó.
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Tanto el productor como yo pudimos ver los detalles del punto de control y lo que él estaba ingresando al mismo tiempo. Fue mucho más fácil trabajar juntos y colaborar en los resultados en lugar de esperar correos electrónicos con imágenes y documentos y luego vincularlos a la hoja de cálculo.
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Me di cuenta de que me había olvidado de tomar una foto cuando visité a uno de nuestros productores, y la granja está a dos horas en auto de mi oficina. Afortunadamente, el productor pudo hacerme la foto. Lo dirigí usando Zoom, y pudo tomar la foto en su teléfono y cargarla directamente en QuantumLeap.
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Debido a que necesitaba estar allí para esta imagen, dirigir al productor usando Zoom y hacer que tomara la foto me ahorró un viaje de ida y vuelta de 4 horas
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Decidí probar QuantumLeap con nuestros auditores, así que les envié un enlace de la inspección. Los auditores pudieron revisar la inspección completa en línea, con respuestas y evidencia, así como las acciones correctivas, y fue mucho más fácil para ellos que tener visitar y revisar las hojas de cálculo y anexos en nuestra oficina durante todo el día. También podían compartir fácilmente la auditoría con otros miembros de su equipo si lo necesitaran
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Esto les ahorrará tiempo a los auditores y nosotros podremos ahorrar dinero. (Los auditores también estaban contentos. Dijeron que esto les permitirá realizar más auditorías. Tienen tanto trabajo!).
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Pude crear un informe automático, que envié a todas las partes. Todos están de acuerdo con el resultado. Todos pueden ver las acciones correctivas necesarias y el equipo de productores ya está trabajando para resolverlas. También te envié una copia, Bob. Puedes ver la información que hemos capturado. Todos los campos de la plataforma se pueden utilizar para nuestros informes, por lo que creo te va a dar más seguridad.
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Visibilidad mejorada, colaboración más fácil y rápida.Seguridad y facilidad de generación de informes . Estos serían grandes beneficios para Crunchy Apples.
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Cuando tenga que a evaluar a este productor el próximo año, tendré todos los datos y pruebas de este año disponibles y solo necesitaré actualizar los cambios.
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Esto realmente nos ahorrará tiempo al reducir en gran medida la redacción de la inspección y usaremos menos tiempo en la administración y más en comprender al productor y su proceso.
Sea como Julie.
No descarte simplemente el costo de una nueva solución sin revisar los ahorros de costos totales que su empresa puede lograr, así como el riesgo reducido y las ganancias adicionales que puede generar.
Contáctenos para una demostración y veamos cómo esto podría funcionar también para usted.